Visibilizar la gestión interna, garantizar la comunicación, mejorar el control de los procedimientos, actualizar los sistemas y encarar una nueva gestión integral de los servicios fueron algunos de los cambios que se vienen realizando en el COPITEC desde 2019. Tulio Rodolfo Brusco, actual Secretario del COPITEC, profesional de dilatada trayectoria en distintas etapas del consejo que supo integrar distintas mesas ejecutivas, explicó en esta entrevista, cómo se desarrollaron los cambios en la gestión interna.
¿Qué decisiones tomó la Comisión Directiva (CD) para lograr mejoras y en qué consistieron?
Fueron varias, que debieron tomarse de manera coordinada junto a mis colegas de las dos mesas ejecutivas en que participé, y también con la colaboración de los empleados y asesores, aún en medio de la pandemia. La pandemia significó un tiempo desafiante para seguir funcionado con teletrabajo y promover actividades, y en nuestro caso en particular, con la responsabilidad de una carga pública: el Consejo requiere de decisiones adoptadas en un cuerpo colegiado, como es la CD, y seguir reglamentaciones, procesos legales, y avanzar paso a paso para lograr el consenso de la mayoría de los consejeros.
¿Qué decisiones destaca?
Cumplimos con la obligación de dar mayor conocimiento a la gestión a través de una nueva página web. Allí se publican las actas de la CD, que toda persona interesada puede ver. Esto fue un gran paso porque se trató de una decisión históricamente resistida. Allí damos a conocer a la matrícula y al público en general los temas que se están abordando y las decisiones que se toman. Por otra parte, los convenios que firma el COPITEC también quedan publicados, al igual que las resoluciones que competen en cada caso. Y a esto se suma la publicación de información de interés que se actualiza de manera constante en la web. En paralelo, se abrió un canal participativo para que las comisiones internas puedan dar a conocer con libertad la labor que realizan. Todo, junto a la decisión de mejorar los sistemas informáticos existentes.
¿Qué significó esa mejora en los sistemas informáticos?
Se encaró una importante reingeniería del área informática del Consejo que desde hacía muchos años no tenía mantenimiento correctivo, estaba tecnológicamente desactualizada y con fallas recurrentes, producto de esa falta de mantenimiento. Más adelante se decidió, entonces, migrar los servicios a la nube luego de un minucioso estudio que incluyó la evaluación de distintas propuestas. Así, pudimos resolver un tema de queja recurrente. Se desactivó el antiguo data center y esto provocó dos beneficios: por un lado, obtuvimos un gran ahorro de energía y, por el otro, ganamos un espacio adicional que se sumó a la estructura de funcionamiento interno del Consejo, con eso se compensan los costos del servicio contratado. Gracias a toda esta reingeniería fue posible que el Consejo opere de manera remota y virtual tal como ocurrió a lo largo de la pandemia, y además los matriculados pudieron seguir interactuando con el COPITEC, realizando varias tramitaciones, sin tener que concurrir a la sede.
En el medio también hubo elecciones, ¿qué cambios se introdujeron para cumplir con este proceso?
En paralelo a lo mencionado, iniciamos un proceso de digitalización de documentos, depuración de padrones y bases de datos, tarea que también acumulaba años de desatención y que consideramos abordar de manera prioritaria pues era cada vez más significativa la gran cantidad de rechazos de correos electrónicos que recibía la administración. De modo que se focalizó el control para actualizar los datos personales de quienes no lográbamos contactar y esto permitió la instrumentación del voto electrónico, que requiere contar un domicilio electrónico real, así se benefició además a los matriculados de todas las provincias, o sea los que actúan en la Jurisdicción Nacional del COPITEC. Un ejemplo de este trabajo fue que en las elecciones de 2021 votó el 66% del padrón de ingenieros, es decir, el doble del nivel de participación que se había tenido en comicios anteriores con el sistema tradicional de papel. Esta implementación representó una mejora sustancial ya que todo el proceso se realizó sin manipular votos, tal como ocurría antes con el correo postal, la gestión de las urnas, el trabajo de los empleados, y demás cuestiones económicas vinculadas con el acto eleccionario.
¿Qué servicios brinda el COPITEC y cómo se advierte hoy esas mejoras mencionadas?
Reitero: nuestro objetivo fue enfocar los mayores esfuerzos sobre la intervención en el Certificado de Encomienda y la matriculación tanto altas como suspensiones, y mejorar su procedimiento.
Al inicio de nuestra gestión en octubre del 2019 hubo un primer control vinculado a la intervención que se realizaba en cada encomienda donde surgieron observaciones importantes: se verificó que los certificados se solían aprobar sin una constatación fehaciente del formulario CEP específico, firmado por el comitente, y que el matriculado debe adjuntar en la solicitud de la encomienda.
Este formulario CEP es muy importante porque refleja el contrato por el cual un comitente encarga la representación técnica a un profesional matriculado para realizar un servicio o una obra, según las normas vigentes del ejercicio profesional. Y porque, además, legitima el desempeño profesional, como representante técnico en el tema encomendado.
Hasta ese momento, no existían antecedentes de rechazo de ninguna solicitud, y se verificó que, en algunos casos, no se controlaba la inclusión del CEP que firmaba el comitente como requisito básico. El CEP, vale insistir, es un documento jurídicamente indispensable para la gestión.
En definitiva, se implementaron dos cambios muy importantes en el sistema de encomiendas y en el circuito administrativo y contable de la gestión. Esto llevó a que se incluyera, en primer lugar, la exigencia para realizar la solicitud de anexar el formulario correspondiente; y en segundo lugar, la necesidad y obligación para el analista del Consejo de, en caso de rechazar una solicitud, dejar constancia de lo que motivó ese rechazo. Todo esto mejoró el funcionamiento específico del área Encomiendas del COPITEC.
Una muestra del impacto positivo que generó esta determinación fue la puesta en marcha del nuevo Reglamento de instalaciones internas de servicios TICs en inmuebles, que provocó modificaciones sustanciales en el funcionamiento del área Encomienda porque incluye en la solicitud la presentación de documentación adjunta, la notificación de la instalación finalizada y la posterior publicación del listado correspondiente.
La actualización integral del sistema de encomiendas prevé, hacia adelante, la incorporación de más roles profesionales para los nuevos servicios que se van incorporando.
¿Qué otras decisiones destaca de la actual administración del Copitec?
Sin dudas, la tan postergada puesta en valor y reestructuración edilicia, que permitió implementar el concepto de oficina abierta para que la actividad diaria se desarrolle en ambientes más cómodos y optimizados. En paralelo a las refacciones, se puso en marcha la oficina de firma digital para datos biométricos, luego de que el COPITEC se erigiera como Autoridad de Registro del Estado Nacional. En breve, los matriculados podrán solicitar turno para obtener su Certificado Digital para firmar digitalmente con token. Y esto fue posible también gracias a un grupo destacado de empleados que aprobaron el curso de oficiales de registro ante la Oficina Nacional de Tecnologías de la Información (ONTI).
¿Qué puede anticipar sobre el futuro sistema administrativo integrado?
La nueva plataforma de servicios está avanzada y se integrará con la página web para lograr la Gestión Digital Integral del Consejo, tanto para la gestión interna como para la relación con los matriculados. El proyecto contempla la digitalización de la documentación de gestión e histórica como también los datos registrados, que ahora están puestos de manera segura sólo a disposición del matriculado. También abarca la operatoria de la mesa de entrada y salida, la Encomienda Digital, los pagos en línea y, hacia adelante, se alcanzarán los niveles de información que permitan certificar el acervo profesional. Todo este proceso de cambio y de mejora continuará desarrollándose de manera gradual y con una ventana de tiempo que permita realizar una transición ordenada de cara a la nueva gestión, a la que trasciende.
¿En la actualidad qué desafíos enfrenta el Consejo en su funcionamiento interno?
Tenemos el compromiso de cumplir con las etapas previstas en la integración administrativa mencionada, y comenzar a difundir la información, además de capacitar sobre la nueva instrumentación. Confiamos que, al finalizar el mandato, habremos alcanzado la meta de entregar un COPITEC en condiciones para que se finalicen los procesos de Gestión Digital y adecuación de los procesos internos necesarios. Esto permitirá que, luego, se capacite a los recursos humanos y, así, se logre la optimización planteada y prevista, en pos del beneficio del funcionamiento del Consejo y de los servicios orientados a sus matriculados.